Termine in E-Mails direkt zum Speichern anbieten, die Zweite

Outlook-Nutzern den Termin direkt als iCalendar-Datei zum Speichern anzubieten, habe ich ja bereits an anderer Stelle empfohlen: Tipp: Termine in E-Mails direkt zum Speichern anbieten.

Denken Sie an Seminare, Webinare, Messen, lokale Veranstaltungen in der Filiale, bevorstehende Software-Aktualisierungen oder an den Ablauf von Gutscheinaktionen – bei allen Terminierungen können Sie Ihren E-Mail-Abonnenten Arbeit abnehmen und Mehrwert liefern, indem Sie Vorlagen zur Erinnerung und Einplanung zum simplen Hinzufügen anbieten.

Interessante Variante bei Readytalk ist nun, auch Anhänger des verbreiteten Google Kalenders explizit zu berücksichtigen. Nicht zuletzt dreht sich Googles Smartphone-Betriebssystem Android u.a. hier drum. Und dessen relative Verbreitung nimmt in Deutschland mehr und mehr an Fahrt auf - vgl. z. B. inMobi-Zahlen in dem Artikel Android überholt Apple iOS in Deutschland (auf spielgel.de,  5/11). Die zunehmende Adoption von Gmail und Google Plus dürften ihr Übriges tun. 

Nur: Allein mit einer – wie in Newslettern häufig – auf dem Webserver hinterlegten, verlinkten iCalendar-(.ics-)Datei ist den Nutzern des Google Kalenders wenig gedient. Das geht besser!


Datum, Uhrzeit: Di 08.11.2011 22:01

Absender: Anna Carbonara <[email protected]>
Betreff: Meeting Reminder: How to Drive Profitability and Business Growth with Your Transactional Survey Programs

 

Bemerkung:  Eine gut gemachte Event-Einladung präsentiert Readytalk. Besonders erwähnenswert: Die drei Verweise zum Kalendereintrag unter „Add to your Calendar“ in der rechten Spalte. Denn auf diese Weise kann der Abonnent einfach per Klick und Bestätigung das beworbene Datum seinem Kalender hinzufügen. Inklusive Beschreibung, Zeit, Ort, Erinnerung usw. Das spart gegenüber dem manuellen Eintrag wertvolle Minuten, die im flüchtigen Newsletter-Postfach oft auch nicht vorhanden sind.

 

 

Vorgefertigten Termin direkt im Google Calendar speichern Gute Nachricht: Die Schnittstelle von calendar.google.com kann sehr einfach angezapft werden. Auch von Newsletter-Versendern. Die offizielle Beschreibung für die Desktop-Variante dieser Web-Applikation findet sich hier: Google-Kalender zu Ihrer Webseite hinzufügen 

Hinweis: Das API der mobilen Kalender-Webseite unterstützt die Termin-Funktion zwar nicht. Da jeder mobile Nutzer aber auf dem Smartphone auch die Desktop-Variante aufrufen kann, sollte dies den Nutzen nur unwesentlich schmälern.

Beispiel: Angenommen, Sie veranstalten einen närrischen 4-Stündigen Jecken-Workshop am 11.11.11 um 11:11 Uhr Uhr im Maritim Hotel am Heumarkt 20 in Köln. Nun wollen Sie all Ihr Bekannten und den Karnevalsverein hierzu einladen. Natürlich per E-Mail, da dies besonders kosteneffizient ist. Sie vermuten, dass viele Ihrer Adressaten den Google Kalender nutzen. Daher möchten Sie hierfür einen passenden Direktlink anbieten. Die variablen Parameter („&…=“) für den Kalender-Link könnten entsprechend der Schnittstellenbeschreibung folgendermaßen lauten:

  • Termin-Titel: &text= Jecken-Workshop
  • Datum, Uhrzeit, Dauer: &dates=20111111T101100Z/20111111T141100Z (UTC-Weltzeit-Format, also Berlin minus 1 Stunde)
  • Veranstaltungs-Ort: &location= Maritim Hotel, Heumarkt 20, Koeln
  • Termin-Beschreibung: &details= Der+K%C3%B6lner+Stra%C3%9Fenkarneval%21%0A%0ADi e+Karnevalssession+wird+traditionell+am+11.11.+u m+11%3A11+Uhr+auf+dem+Heumarkt+in+der+K%C3%B6lner+Altstadt+er%C3%B6 ffnet.+Gefeiert+wird+an+diesem+Tag+aber+nicht+nur+vor+einer+gro%C3%9Fen+B% C3%BChne+inmitten+tausender+Jecken+auf+dem+Heumarkt+selbst%2C+sondern+in+de r+gesamten+Altstadt.%0A%0AZwar+befinnt+der+eigentliche+Stra%C3%9Fenkarneval +erst+drei+Monate+sp%C3%A4ter%2C+doch+wird+am+Tag+der+Sessionser%C3%B6ffnung +trotzdem+auch+auf+der+Stra%C3%9Fe+und+in+den+Kneipen+der+Innenstadt+kost% C3 %BCmiert+gefeiert.+Und+damit+ist+nicht+Baggern+und+Saufen+ gemeint%2C+sondern+echter+%22Spa%C3%9F+an+der+Freud%22%0A%0ASi ehe+auch+%22Der+Karnevals-Knigge%22%3A+%0Ahttp%3A%2F%2Fwww.koeln.de%2Ftourismus %2Fkarneval%2Fkarneval_nicht_nur_sexnkoelsch_109282.html (Die Beschreibung wurde hier URL-enkodiert mit der entsprechenden PHP-Funktion, um Sonderzeichen - Umlaute wie ‚ö‘ in Köln oder Zeilenumbrüche - korrekt zu übermitteln.
  • „Beschäftigt“-Status an: &trp=true
Im nächsten Schritt werden alle &-Parameter einfach stumpf in beliebiger Reihenfolge an den folgenden Rumpf angehängt:
  • https://www.google.com/calendar/event?action=TEMPLATE 
Et Voila: Schon ist der Link fertig. Ruft der bei Google eingeloggte E-Mail-Abonnent ihn bspw. aus seinem Outlook-Posteingang heraus auf, öffnet sich wie gewünscht sein Google Kalender im Browser, wo die Termin-Speicherung nun nur noch einmal bestätigt werden muss. Ohne weitere lästige Eingaben. Der folgende Call-to-Action-Button für unser fiktives Jecken-Event könnte auch Ihren Newsletter zieren: 

 

Das Dateiformat „iCalendar“ ist der heutige Industriestandard zum Austausch von Terminen und anderen Kalenderinhalten. Entsprechend strukturierte Dateien sind in den meisten Systemumgebungen an der Dateiendung.ics erkennbar. Sie sind ebenso einfach zu erstellen wie der zuvor skizzierte Google Calendar-Link (siehe iCal-Spezifikationstabelle). Im einfachsten Fall nehmen Sie hierzu Ihr Microsoft Outlook, entwerfen im Kalender einen zu bewerbenden Termin (Datum, Uhrzeit, Titel, Ort, …) und speichern diesen anschließend als ics-Datei lokal auf Ihrem Rechner ab. Und die gespeicherte ics-Datei fügen Sie dann später einfach Ihrem Newsletter als Attachment hinzu. Sehen Sie sich hierzu im Vergleich die Verwendung von vCalendar in Outlook (Microsoft-Hilfe) an. 

 

Zwei Vorteile dieser Variante: Da E-Mail-Programme und Kalender vielfach nahtlos integriert sind, werden ics-Dateien, die E-Mails angehängt wurden, von z. B. Outlook oder Googlemail gesondert gehandhabt. Bei Googlemail beispielsweise erhalten E-Mails mit Terminen a.) eine Hervorhebung durch ein spezifisches Icon neben der Uhrzeit des Posteingangs. Dies erhöht die Sichtbarkeit der Nachricht im Posteingang: 

 

 

Und b.) triggert der ics-Dateianhang nach der E-Mail-Öffnung in Gmail ein sogenanntes Contextual Gadget. Weitere Infos finden Sie im Google Cloud Official Blog unter dem Artikel Putting email in context with Gmail contextual gadgets. Die Mini-App projiziert dem E-Mail-Abonnenten den relevanten Ausschnitt seines Google Kalenders sowie die wichtigsten Termin-Merkmale direkt in die E-Mail. Bequemer geht’s nicht: 

 

Und die Kalender von Lotus, Yahoo!, Hotmail…?

Nun sind Outlook und Googlemail natürlich nicht die einzigen Umgebungen, in denen werbliche E-Mails mit Terminen aufschlagen. Wie sieht’s bei Lotus aus, das im Geschäftsumfeld immer noch eine relativ hohe Verbreitung genießt? Schenbar nicht so gut - beim Klick auf den entsprechenden Link im eingangs vorgestellten Newsletter erscheint die folgende Handlungsempfehlung: 

 

Der Vollständigkeit halber sei noch erwähnt, dass die Schnittstelle des Yahoo! Calendar analog zu der des Google Pendants funktioniert. Für unsere benötigte Funktion scheint es allerdings lediglich eine inoffizielle API-Beschreibung zu existieren. Die aber ihren Zweck natürlich erfüllt.

Und die Parameter des Hotmail-Kalenders finden sich schließlich unter Add to Calendar buttons (via ?erplexed.co.uk) hier. Optimal ist es natürlich, wenn alle Formate bzw. Links automatisiert aus zentralen Angaben heraus erstellt und in die E-Mails eingebunden werden ...

 


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